Fremadskuende udbudsplaner giver bedre tilbud
Med en detaljeret og fremadskuende udbudsplan giver Svendborg Kommune de lokale leverandører bedre mulighed for at planlægge afgivningen af tilbud. Det har sikret mere konkurrence om kommunens udbudte opgaver, en stærkere strategisk styring af indkøbene og bedre forudsætninger for dialog med både offentlige og private samarbejdspartnere.
Svendborg Kommune har siden 2015 offentliggjort en digital udbudsplan på platformen Comdia, der leveres af udviklingshuset Processio. Her kan lokale virksomheder danne sig et overblik over kommunens planlagte udbud efterfølgende byde digitalt ind på opgaverne gennem platformen.
I oversigterne over de kommende udbud, der i skrivende stund løber helt frem til maj 2023, kan man finde detaljerede oplysninger om fagområde, tidslinje over frister for tilbudsgivning samt en kontaktperson i forvaltningen, så man let kan få yderligere oplysninger. Den første udbudsplan omfattede varer og tjenesteydelser, og senest er en udbudsplan for bygge- og anlægsprojekter også gjort tilgængeligt.
Bedre planlægning giver bedre tilbud
De langsigtede planer med detaljerede oplysninger betyder, at virksomhederne har rig mulighed for at planlægge deres tilbudsgivning i god tid og gå i dialog med kommunen på et informeret grundlag. Det giver flest mulige leverandører en chance for at byde sig til, hvilket øger konkurrencen om de udbudte opgaver på både pris og kvalitet. På nuværende tidspunkt har kommunen registreret hele 67 planlagte udbud af varer og tjenesteydelser og 42 inden for byggeri og anlæg.
Det samlede overblik over kommende udbud er dog ikke kun et nyttigt værktøj for potentielle tilbudsgivere. Indkøbsmedarbejderne i kommunens forvaltning kan nemlig også udnytte platformen til at planlægge og ajourføre udbudsprocesserne og dermed opnå en mere koordineret styring af indkøbene, hvad enten der er tale om decentrale indkøb i de enkelte institutioner eller større udbudsprojekter i samarbejde med andre offentlige aktører i regi af SKI eller KomUdbud.
Strategisk opfølgning og gevinstrealisering
Udbudsplanerne fungerer som et afgørende led i Svendborg Kommunes strategiske arbejde med at indhente gevinster gennem indkøbs- og udbudspolitikken. Herigennem er det en ambition, at udbudsplanen ikke blot skal sikre de billigste varer og ydelser, men også anspore til nytænkning og innovative løsninger på kommunens opgaver. Økonomiudvalget bliver derfor løbende forelagt den rullende udbudsplan og kan samtidig følge op på opfyldelsen af de aftalte mål og prioriteter på området. Eksempelvis arbejder kommunen aktivt med, at bidrage til oprettelsen af flere lærepladser i lokalområdet. Derfor har de tilføjet et filter i den tilhørende leverandørliste, hvorved virksomhederne kan angive, hvorvidt de beskæftiger lærlinge. Ligeledes forpligter virksomhederne sig på leverandørlisten til at efterleve kommunens Arbejdsklausul, der er en del af kommunens indsats for at sikre ordnede arbejdsforhold.
Ifølge borgmesteren udfylder udbudsplanerne en vigtig rolle ift. at skabe dialog med erhvervslivet og sikre transparens omkring kommunens udbud:
Svendborg Kommune prioriterer dialogen med erhvervslivet, og som en stor offentlig indkøber har vi pligt til at skabe mest mulig transparens omkring vores udbud og hjælpe virksomhederne med dels at synliggøre sig og dels enkelt at kunne finde information om vores opgaver. Det hjælper vores udbudsplaner i høj grad med til Bo Hansen, borgmester i Svendborg Kommune (S)
Detaljerede udbudsplaner er en af DI’s anbefalinger til et styrket offentligt-privat samarbejde.
Læs også historien om Morsø Kommunes digitale leverandørliste her.
