Softwarerobot frigiver 50.000 timer til velfærdspersonalet

Region Midtjylland er en af landets fem politisk styrede og administrative enheder, der varetager regionens sundhedsvæsen, specialiserede tilbud til socialt udsatte og personer med handicap og arbejder for vækst gennem regional udvikling.

De mere end 35.000 medarbejdere er i kontakt med op mod 1,3 mio. borgere om året, og for at sikre den bedste oplevelse for både borgere og medarbejdere, er det vigtigt, at processer, arbejdsgange og systemer er så effektive som muligt.

Robotic Process Automation

Som følge af det stigende behov for effektivisering er et af fokusområderne i Region Midtjyllands digitaliseringsstrategi Robotic Process Automation, der også kendes som RPA. RPA er en teknologi, som muliggør automatisering af digitale processer og manuelle arbejdsgange på tværs af systemer og brugergrænseflader. 

Et eksempel på en af disse automationer er i bestillingen af blod til intensiv afsnittet, hvor en software-robot nu sikrer, at alt relevant data er indtastet såsom bestilling af en portør til transporten.

Teknologien er kendetegnet ved at være let at komme i gang med men relativt svær at skalere. Allerede inden projektets start havde der da også været adskillige RPA-initiativer i gang hos Region Midtjylland, men uden at man havde formået at udnytte teknologien til fulde.

Behov for at tænke nyt

Der var derfor et behov for at refokusere arbejdet med RPA og for at opbygge et centralt kompetencecenter. Region Midtjylland hyrede derfor konsulenthuset Devoteam til at hjælpe med implementeringen og professionaliseringen af RPA-teknologi. Derudover havde Region Midtjylland også et stort ønske om en såkaldt citizen developer-tilgang, hvor medarbejderne selv kan automatisere egne arbejdsgange.

”Projektet hos Region Midtjylland viser teknologiens muligheder i store offentlige organisationer og beviser igen, at hurtig og synlig resultatskabelse gennem en kombination af nye teknologier og agile metoder ikke kun er forbeholdt den private sektor,” siger Mikkel Kristiansen, Partner hos Devoteam.

Tværfaligt projekt

Projektet var tværfagligt af natur, da det indebar:

1. opsætning og implementering af det tekniske fundament, som skulle tilpasses Region Midtjyllands eksisterende it-infrastruktur.
2. definition af rammerne for automatiseringsarbejdet i samarbejde med regionens jurister.
3. uddannelse af et stort antal fagpersoner fra vidt forskellige dele af organisationen.

Devoteam leverede desuden en skalérbar og skræddersyet styringsmodel til at understøtte strategien om, at medarbejdere skal kunne arbejde med at automatisere egne arbejdsgange.

Medarbejdere tog teknologien til sig

Dette indebar træning i brug af RPA-værktøjskassen, men også oplæring af medarbejderne i at identificere, kortlægge og udvikle automatiseringsløsninger. Her overraskede det Devoteams konsulenter positivt, hvor hurtigt medarbejderne og organisationen tog teknologien og de nye tiltag til sig:

”Det er jo velkendt, at medarbejderne i organisationen enten kan agere medspillere eller modspillere i forhold til at implementere forandringer; det gjaldt også her. Der var helt fra start en dedikeret indsats rettet mod at få organisationen og beslutningstagerne med ombord, og det har sat skub i tingene. Vi så en lyst til at lære og et meget højt engagement hos medarbejdere og en forståelse for mulighederne i den nye teknologi hos beslutningstagere,” siger Mikkel Kristiansen, Partner hos Devoteam.

50.000 timer frigivet

Siden 2019, hvor projektet blev igangsat, er mere end 80 processer blevet automatiseret, og alene i 2020 var software-robotter i stand til at håndtere mere end 85.000 opgaver. Det har givet mere end 50.0000 arbejdstimer tilbage til medarbejderne og organisationen.

Ligeledes er mere end 70 medarbejdere blevet oplært i RPA, som nu er i stand til selv at drive automatiseringsforløb fra idegenerering over udvikling til igangsættelse.